ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿಜವಾದ ಮತ್ತು ನಿಖರವಾದ ಪ್ರಾತಿನಿಧ್ಯಗಳೆಂದು ಅಧಿಕೃತ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದ ಪರಿಶೀಲಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳಾಗಿವೆ. ಪ್ರಮುಖ ದಾಖಲೆಗಳ ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಲು ವಿವಿಧ ಕಾನೂನು, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಮತ್ತು ಸರ್ಕಾರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳಲ್ಲಿ ಎರಡು ಮುಖ್ಯ ವಿಧಗಳಿವೆ:
ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು: ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಜನನ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು, ಮದುವೆ ಪರವಾನಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಆಸ್ತಿ ಪತ್ರಗಳಂತಹ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳಾಗಿವೆ. ಈ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸರ್ಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಪಡೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಹಾಗೆ ಮಾಡಲು ಅಧಿಕಾರ ಹೊಂದಿರುವ ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಂದ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ವಿವಿಧ ಉದ್ದೇಶಗಳಿಗಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಡ್ರೈವಿಂಗ್ ಲೈಸೆನ್ಸ್ ಪಡೆಯುವುದು, ಶಾಲೆಗೆ ದಾಖಲಾಗುವುದು ಅಥವಾ ಸರ್ಕಾರಿ ಪ್ರಯೋಜನಗಳಿಗೆ ಅರ್ಜಿ ಸಲ್ಲಿಸುವುದು.
ಖಾಸಗಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು: ಖಾಸಗಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಪ್ರತಿಗಳು, ಉದ್ಯೋಗ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಂದಗಳಂತಹ ಸಾರ್ವಜನಿಕವಲ್ಲದ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳಾಗಿವೆ. ನೋಟರಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕರು, ವಕೀಲರು ಅಥವಾ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್‌ಗಳಂತಹ ಅಧಿಕಾರವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಂದ ಈ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ಪ್ರಕರಣಗಳು ಅಥವಾ ವ್ಯಾಪಾರ ವಹಿವಾಟುಗಳಂತಹ ಕಾನೂನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಖಾಸಗಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ.
ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ನಕಲನ್ನು ಪಡೆಯಲು, ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಅಧಿಕೃತ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯು ನಕಲನ್ನು ಮೂಲ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಹೋಲಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯು ಮೂಲವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಪ್ರತಿನಿಧಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಹಿ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕದೊಂದಿಗೆ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಸ್ಟಾಂಪ್ ಅಥವಾ ಸೀಲ್ ಅನ್ನು ಇರಿಸುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.
ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ನ ಪ್ರಕಾರ ಮತ್ತು ಅದರ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ವಿವಿಧ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪಡೆಯಬಹುದು. ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ನಕಲನ್ನು ವಿತರಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದ ನೇರವಾಗಿ ಪಡೆಯಬಹುದು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ರಾಜ್ಯ ಆರೋಗ್ಯ ಇಲಾಖೆಯಿಂದ ಜನನ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರ. ಇತರ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ನೋಟರಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಅಥವಾ ಕಾನೂನು ಸೇವೆಯಂತಹ ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸೇವೆಯ ಮೂಲಕ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ನಕಲನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕಾಗಬಹುದು.
ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳ ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಬಳಸಲಾಗುವ ಪ್ರಮುಖ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿವೆ. ಅವುಗಳು ಅನೇಕ ಕಾನೂನು, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಮತ್ತು ಸರ್ಕಾರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯವಿದೆ. ಅಧಿಕೃತ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಂದ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳು ಮಾನ್ಯವಾಗಿರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಕಾನೂನುಬದ್ಧವಾಗಿ ಗುರುತಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ.